專案溝通管理-規劃溝通管理

規劃溝通管理
Plan Communication Management

依據利害關係人的資訊需要與要求及可用的組織資產，發展適當的專案溝通方法與計畫的流程。
辨識並記錄與利害關係人最有效率及效果的溝通方法。

規劃溝通管理 > 投入

專案管理計畫書 Project Management Plan

來源

「發展專案管理計畫書」流程的產出。

提供資訊

專案如何執行，監視，控制及結束的資訊。

利害關係人登錄表 Stakeholder Register

來源

「辨識利害關係人」流程的產出。

提供資訊

與專案利害關係人溝通所需資訊。

企業環境因素 Enterprise Environmental Factors

․組織架構。
․專案環境。

組織流程資產 Organizational Process Assets

․經驗學習。
․與溝通議題有關的決策及決策結果之歷史資訊。

規劃溝通管理 > 工具及技術

溝通需求分析 Communication Requirements Analysis

․專案利害關係人的資訊需求。
․定義資訊的類型、格式及其價值。
․溝通管道的數量 n(n-1)/2。 n：利害關係人數量。

規劃溝通的要件

定義及限制誰與誰溝通，誰會收到何種資訊。

決定專案溝通需求的資訊

․組織圖。
․專案組織與利害關係人的責任關係。
․專案所涉及的專業領域、部門及專長。
․參與專案的人數及所在地。
․內部資訊需要(何時與組織內部溝通)。
․外部資訊需要(何時與媒體、社會大眾、承包商溝通)。
․利害關係人登錄表(利害關係人的資訊、溝通需求)。

溝通技術 Communication Technology

資訊傳遞的方法

簡短交談，會議，簡單書面文件，線上取得資料(時間表，資料庫及網站）。

選擇溝通技術需考慮的因素

․資訊需求的急迫性(急迫性，頻率，資訊的格式)。
․技術的可用性(適合，可得到的，易被理解)。
․易於使用(可制定訓練計畫)。
․專案環境(面對面或虛擬環境，時區，語言，文化)。
․資訊的敏感性和保密性。

溝通模式 Communication Models

編碼(Encode)

將思維或想法編譯成別人可以瞭解的語言。

傳遞訊息(Transmit Message)

․發訊者使用溝通管道(媒介)將訊息發送出。
․訊息傳輸可能受到各種雜訊(距離，不熟悉的技術，基礎設施不足，文化差異及缺乏背景資料)的影響。

解碼(Decode)

訊息由收訊者轉譯成有意義的思維或想法。

告之收到(Acknowledge)

收到訊息後，收訊者告之收到訊息，但不一定同意或理解該訊息。

回饋/反映(Feedback/Response)

收訊者傳送想法和意見給訊息的發訊者。

溝通方法 Communication Methods

依需求、成本、時間限制、工具熟悉性及資源可用性決定。

互動式溝通 (Interactive communication)

兩人或兩人以上多向的資訊交流。例：會議、電話、 即時訊息、 視訊會議。

推式溝通(Push communication)

將資訊發送給特定需要接收資訊的接收者。確保資訊的發布，但並不能保證接收者有收到或理解。
例：信件、備忘錄、報告、電子郵件、傳真、語音郵件、部落格、新聞稿。

拉式溝通(Pull communication)

用於非常大量的資訊或對象，由接收者自行決定要接觸的資訊內容。
例：內部資訊網、線上學習、經驗學習資料庫、知識庫。

會議 Meetings

經由與專案團隊的討論及對話，確定最合適的方式來更新和溝通專案資訊，並回應利害關係人對資訊的要求。

會議方式

面對面或網路會議。

會議前需安排的事項

時間、地點、議程、討論的議題。

規劃溝通管理 > 產出

溝通管理計畫書 Communications Management Plan

․利害關係人的溝通需求。
․要傳達的資訊(語言，格式，內容及詳細程度)。
․訊息發布的原因。
․發布訊息及收到確認或回應的時間和頻率。
․誰負責發布資訊。
․誰負責授權發布機密資訊。
․誰將接收到發布的資訊。
․傳達資訊的方法(備忘錄、電子郵件或新聞稿)。
․溝通活動所分配的資源(時間和成本)。
․由低階層人員反應到相對應的高階主管所需時間。
․隨著專案進行，更新溝通管理計畫書的方法。
․共通的專案術語詞彙。
․專案的資訊流程圖，工作流程授權順序，報告清單，會議計畫。
․溝通限制條件(特定法律或法規、技術、組織政策)。
․專案現況會議、團隊會議、網路會議及電子郵件的指南與範本。
․專案網站及專案管理軟體。

專案文件更新 Project Documents Updates

․專案期程。
․利害關係人登錄表。

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參考資料

專案管理知識體指南 第五版(PMBOK® Guide Fifth Edition)

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