專案管理流程

專案管理流程
Project Management Processes

專案管理
  將知識、技能、工具與技術應用於專案活動，以滿足專案的需求。而這些知識的應
  用，則依賴有效的專案管理流程。
流程
  ․一系列互相關聯的行動及活動，用以產生預定的產品、服務或結果。
  ․流程都具有投入(Input)、工具與技術(Tools and Techniques)及產出(Output)。

組織流程資產及企業環境因素，在每個流程中均需加以考慮(即使沒有被列為投入)。
組織流程資產為裁適組織的流程提供指南及準則，以滿足專案的特定需求，企業環境因素則可能會限制專案管理的靈活性。

專案成功應注意的事項
․選擇適合的流程，實現專案目標。
․使用經定義的方法，滿足要求。
․建立並維持與利害關係人的溝通與互動。
․遵守承諾以滿足利害關係人的需要和期望。
․在範疇、時間、預算、品質、資源及風險等相互競爭的限制因素之間尋求平衡，以
  完成特定的產品、服務或結果。

專案管理流程群組 Project Management Process Groups

起始流程群組(Initiating Process Group)

經由取得開始專案或階段的授權，定義一個新專案或現有專案的一個新階段所需執行的一組流程。

規劃流程群組(Planning Process Group)

確認專案範疇，詳細定義目標，並發展行動方針，達成專案目標所需執行的一組流程。

執行流程群組(Executing Process Group)

完成專案管理計畫書中界定的工作，滿足專案的規範所需執行的一組流程。

監視與控制流程群組(Monitoring and Controlling Process Group)

追蹤、檢討及調整專案進度與績效，辨識計畫內需要變更的部分，啟動相對應之變更所需執行的一組流程。

結束流程群組(losing Process Group)

完成所有專案管理流程群組的活動，正式結束專案、階段或合約義務所需執行的一組流程。

起始流程群組 Initiating Process Group

․經由取得開始專案或階段的授權，定義一個新專案或現有專案的一個新階段所需
  執行的一組流程。
․初步範疇被界定，初步財務被承諾，辨識影響專案結果的內、外部利害關係人，
  指派專案經理，並將其記錄在「專案章程」及「利害關係人登錄表」。
․當專案章程獲得核准，專案就取得正式授權，專案經理可為發展後續專案活動而
  動用組織資源。
․整合利害關係人的期望與專案目的，使利害關係人明瞭專案範疇及目標，並參與
  專案或相關的階段。
․較大型、複雜專案可分成多個階段。各階段均應進行起始流程，以驗證最初在
  「發展專案章程」及「辨識利害關係人」流程中所做的決定，並決定專案是繼
  續、延遲或中止。
․讓贊助人、顧客及其他利害關係人參與起始流程。
  ．建立共同理解的成功標準。
  ．降低參與費用。
  ．提升交付標的的接受度。
  ．提高顧客及其他利害關係人的滿意度。
․專案起始的決策文件包含初步專案範疇、交付標的、專案期程，及投資分析所做
  的資源預估。


․專案界限(Project Boundaries)：一個專案或專案階段從獲得授權的時間點到
  完成的時間點。

規劃流程群組 Planning Process Group

․明確專案範疇，定義和精細化目標，為實現目標發展行動方案的一組流程。
․發展出「專案管理計畫書」及「專案文件」 。
․隨著蒐集及掌握的專案資訊或特性不斷增多，專案很可能需要進一步規劃。當專
  案生命週期中發生的重大變更，可能會引發一個或多個規劃流程，甚至某些起始
  流程重新進行檢討。
․專案管理計畫書的逐漸詳細方式稱為逐步精進(progressive elaboration)，即專
  案規劃及文件發展是重覆且持續進行的活動，又稱為湧浪規劃法(Rolling Wave
  Planning)。
․為成功完成專案或階段確定戰略、戰術及行動方案或路線。
․對專案範疇、時間、成本、品質、人力資源、溝通、風險、採購及利害關係人參
  與做出規劃。
․經核准的變更可能導致「專案管理計畫書」及「專案文件」需要進行更新。
․在規劃專案、發展專案管理計畫書和專案文件時，專案團隊應當徵求利害關係人
  的意見，並鼓勵利害關係人參與。

執行流程群組 Executing Process Group

․完成專案管理計畫書中界定的工作，滿足專案的規範所需執行的一組流程。
․依照專案管理計畫書來協調人員及資源，管理利害關係人期望，以及整合並執行
  專案活動。
․專案執行結果可能導致專案管理計畫書更新及基準重建。
  例：變更活動期程，變更生產率與可用性，考慮未知的風險。
․執行中的變異可能影響「專案管理計畫書」及「專案文件」，需要詳細分析，並
  發展適當的專案管理回應。
․分析的結果可能導致變更申請。變更申請核准後，要對「專案管理計畫書」及
  「專案文件」進行修改，並建立新的基準。
․專案的大部分預算會用於執行流程群組。

監視與控制流程群組 Monitoring and Controlling Process Group

․追蹤、檢討及調整專案進度與績效，辨識計畫內需要變更的部分，啟動相對應之
  變更所需執行的一組流程。
․定期衡量及分析專案績效，辨識與專案管理計畫書的變異。
․控制變更，建議矯正措施及預防行動。
․依專案管理計畫書及專案績效基準，監視進行中的專案活動。
․影響對導致規避整合變更控制或構型管理(Configuration Management)的因素，
  確保只有經核准的變更才能執行。
․持續監視以洞察專案的健康狀況，並辨識需要格外注意的方面。
․不僅監視某個流程群組內正在進行的工作，而且監視整個專案工作。
․在多階段專案中，要對各專案階段進行協調，以便採取矯正措施或預防行動，使
  專案實施符合專案管理計畫書。可能導致專案管理計畫書的更新。

結束流程群組 Closing Process Group

․完成所有專案管理流程群組的活動，正式結束專案、階段或合約義務所需執行的
  一組流程。
․當本流程群組完成時，表明專案或專案階段所需的所有流程群組的流程均已完成
  ，專案或專案階段正式結束。
․也適用於專案提前結束(專案中止、取消及有嚴重問題)的情形。
․若因合約無法正式結束(索賠、終止條款等)，或某些活動需要轉移至其他部門，
  需要安排及落實具體的交接手續。
․專案或階段結束時，可能發生的情況：
  ．獲得客戶或贊助人的接受，正式結束專案或階段。
  ．執行專案或階段結束後的審查。
  ．記錄裁適(Tailoring)對任何流程所產生的影響。
  ．記錄經驗學習。
  ．對組織流程資產進行更新。
  ．將專案文件在專案管理資訊系統中歸檔，以便作為歷史資料使用。
  ．結束所有採購活動，確保終止所有相關的合約。
  ．對團隊成員進行評估，釋放專案資源。

專案資訊 Project Information

工作績效資料

在執行專案流程中，從每個執行活動中蒐集到原始觀察結果及衡量值。
例：工作完成百分比、品質及技術績效衡量值、活動開始及結束日期、變更申請
    數量、缺失數量、實際成本及進度等。

工作績效資訊

在控制流程中蒐集並結合相關背景及跨領域關係，進行整合分析，產生的績效資訊。
例：交付標的狀況、變更申請執行情況、完工估算預測值。

工作績效報告

為制定決策、提出問題、採取行動或引起關注，將工作績效資訊，彙編成實體或電子檔案。
例：狀況報告、備忘錄、論證報告、資訊說明、電子報表、建議或狀態更新。

知識領域 

․知識領域是一套完整的概念、術語和活動的集合，它們聯合構成某個專業領域、專案管理領域或其他特定領域。
․47個專案管理流程被歸納於十大知識領域。
․十大知識領域

專案整合管理	專案範疇管理	專案時間管理
專案成本管理	專案品質管理	專案人力資源管理
專案溝通管理	專案風險管理	專案採購管理
專案利害關係人管理

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參考資料

專案管理知識體指南 第五版(PMBOK® Guide Fifth Edition)

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