專案利害關係人管理-管理利害關係人參與

管理利害關係人參與
Manage Stakeholder Engagement

在整個專案生命週期中，與利害關係人進行溝通及共同工作，以滿足其需要與期望，並促進利害關係人適當參與專案活動的流程。
協助專案經理獲得利害關係人的支持，並將利害關係人的阻力降到最低，提高專案成功的機會。

․讓利害關係人適時參與專案，取得他們對專案成功的持續承諾。
․經由協商及溝通，管理利害關係人的期望，確保實現專案目標。
․處理尚未形成為問題的利害關係人關注重點，預測可能的問題。並儘早辨識及討
  論這些關注重點，評估相關的專案風險。
․澄清及解決已識別出的問題。
․利害關係人對專案的影響力通常在專案啟始階段最大，並隨著專案進展而逐漸降
  低。


管理利害關係人參與 > 投入

利害關係人管理計畫書 Procurement Management Plan

來源

「規劃利害關係人管理」流程的產出。

提供資訊

與利害關係人溝通的方法及技術。

溝通管理計畫書 Communications Management Plan

來源

「規劃溝通管理」流程的產出。

提供資訊

管理利害關係人期望的指導及資訊。
․利害關係人的溝通需求
․溝通的資訊(語言、格式、內容及詳細程度)
․發布資訊的原因
․個人或團體，何者會收到資訊
․向上反映及通知的流程(Escalation process)

變更紀錄 Change Log

來源

「執行整合變更控制」流程的產出。

提供資訊

․專案進行中發生的變更及其影響(時間、成本及風險)。
․該資訊應發布給適當的利害關係人。

組織流程資產 Organizational Process Assets

․組織溝通需求。
․議題管理程序。
․變更控制程序。
․以前專案的歷史資訊。

管理利害關係人參與 > 工具及技術

溝通方法 Communication Methods

來源

「規劃溝通管理」流程的工具及技術。

提供技術

辨識每位利害關係人參與管理時的溝通方法。

人際關係技巧 Interpersonal Skills

․建立信任。
․解決衝突。
․積極的傾聽。
․克服變更的阻力。

管理技巧 Management Skills

․建立共識，達成專案目標。
․影響群眾，支持專案。
․談判協議，滿足專案需要。
․修正組織行為，接受專案成果。

管理利害關係人參與 > 產出

議題紀錄 Issue Log

․利用議題紀錄，管理利害關係人的參與。
․當發現新議題或目前議題已解決時，隨時更新記錄。

變更申請 Change Requests

․對專案本身的矯正、預防措施。
․與受影響利害關係人互動的矯正、預防措施。

專案管理計畫書更新 Project Management Plan Updates

利害關係人管理計畫書。
․當溝通變成不再必要時。
․當低效率的溝通方法被更換時。
․當新的溝通需求被辨識出來時。
․當有額外資訊需求被確定時。

專案文件更新 Project Documents Updates

利害關係人登錄表。
․當新的利害關係人被辨識出來時。
․當利害關係人對專案不再涉及或影響時。
․當有其他特別的利害關係人產生時。

---------------------------------------------------------------------------
參考資料

專案管理知識體指南 第五版(PMBOK® Guide Fifth Edition)

---------------------------------------------------------------------------
相關文章

專案利害關係人管理
專案利害關係人管理-辨識利害關係人
專案利害關係人管理-規劃利害關係人管理
專案利害關係人管理-控制利害關係人參與