專案利害關係人管理-控制利害關係人參與

控制利害關係人參與
Control Stakeholder Engagement

全面監視與專案利害關係人的關係，調整策略及計畫，促使利害關係人參與的
流程。
維持並提升利害關係人參與活動的效率及效果。

․在利害關係人管理計畫書中列出利害關係人需參與的活動，並在專案生命週期中
  加以執行。
․對利害關係人參與進行持續的控制。

控制利害關係人參與 > 投入

專案管理計畫書 Project Management Plan

來源

「發展專案管理計畫書」流程的產出。

提供資訊

利害關係人管理計畫書。
․專案生命週期及每階段的流程。
․如何執行工作，以完成專案目標。
․人力資源需求如何滿足，專案的角色、職責、報告關係及人員配置管理。
․依變更管理計畫，監控文件的變更。
․與利害關係人溝通的需要及技巧。

議題紀錄 Issue Log

來源

「管理利害關係人參與」流程的產出。

提供資訊

當發現新議題或目前的議題已解決時，隨時更新記錄。

工作績效資料 Work Performance Data

來源

「指導與管理專案工作」流程的產出。

提供資訊

專案活動及交付標的之衡量值。
例：工作完成率，技術能力的衡量，活動預定的開始及完工日期，變更需求
    次數，缺失數量，實際成本及時間。

專案文件 Project Documents

․專案期程。
․利害關係人登錄表。
․議題紀錄。
․變更紀錄。
․專案溝通(績效報告，交付標的狀態，進度，成本)。

控制利害關係人參與 > 工具及技術

資訊管理系統 Information Management Systems

․一種取得、存儲及發布資訊的工具，用於提供專案成本，進度及績效等資訊
  給利害關係人。
․整合多個系統，有助於報告的發布。

專家判斷 Expert Judgment

專家來源

․高級管理人員。
․組織內其他單位或個人。
․已被辨識的關鍵利害關係人。
․曾經在相同領域從事過專案的專案經理。
․企業或專案領域的主題專家。
․產業團體及顧問。
․專業性及技術性協會、主管機關和非政府組織。

會議 Meeting

狀態審查會議(Status review meetings)
  用來交換及分析利害關係人參與的相關資訊。

控制利害關係人參與 > 產出

工作績效資訊 Work Performance Information

將工作績效資料經分析及整合轉化為工作績效資訊，作為專案決策的基礎。
․交付標的狀態。
․變更需求執行狀況。
․完工預測。

變更申請 Change Requests

專案績效分析及與利害關係人互動，常產生變更申請。需經由「實施整合變更控制流程」來處理。
․提出矯正措施建議。
․提出預防行動建議。

專案管理計畫書更新 Project Management Plan Updates

․變更管理計劃。	․溝通管理計劃。
․成本管理計劃。	․人力資源管理計劃。
․採購管理計劃。	․品質管理計劃。
․需求管理計劃。	․風險管理計劃。
․時間管理計劃。	․範疇管理計劃。
․利害關係人管理計劃。

專案文件更新 Project Documents Updates

․利害關係人登錄表。

．利害關係人資訊有變化。
．辨識出新的利害關係人。
．原有利害關係人不再參與專案。
．原有利害關係人不再受專案影響。
．特定利害關係人發生其他情況變化。

․議題紀錄

．辨識出新議題。
．目前的議題已解決。

組織流程資產更新 Organizational Process Assets Updates

․利害關係人的通知。

已解決的議題，已核准的變更，專案狀態。

․專案報告。

專案狀態，經驗學習，議題紀錄，專案結束報告，及其他知識領域的產出。

․專案描述。

由專案團隊或利害關係人提供的資訊。

․專案記錄。

信件，備忘錄，會議記錄及其他描述專案的文件。

․利害關係人的回饋。

利害關係人對專案提供的資訊，可用於改善專案的未來表現。

․經驗學習文件。

問題肇因分析，矯正措施的選擇理由，及其他利害關係人管理的經驗學習。

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參考資料

專案管理知識體指南 第五版(PMBOK® Guide Fifth Edition)

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