專案溝通管理-控制溝通

控制溝通
Control Communications

在整個專案生命週期中，監視與控制溝通的流程，確保專案利害關係人的資訊需求得到滿足。
隨時確保所有溝通參與人之間的資訊流動是最佳化的。

控制溝通 > 投入

專案管理計畫書 Project Management Plan

來源

「發展專案管理計畫書」流程的產出。

提供資訊

․利害關係人的溝通需求。
․發布資訊的原因。
․發布資訊的時間及頻率。
․負責溝通資訊的個人或團體。
․接收資訊的個人或團體。

專案溝通 Project Communications

來源

「管理溝通」流程的產出。

提供資訊

交付標的狀態，計畫進展，產生的費用。

議題記要 Issue Log

來源

「管理利害關係人參與」流程的產出。

提供資訊

誰負責解決問題及何時完成。

工作績效資料 Work Performance Data

來源

「指導與管理專案工作」流程的產出。

提供資訊

將蒐集整理的資訊與績效測量基準做比較分析。

組織流程資產 Organizational Process Assets

․報告範本。
․溝通的政策，標準及程序。
․溝通技術。
․溝通媒介。
․記錄保留政策。
․安全性要求。

控制溝通 > 工具及技術

資訊管理系統 Information Management Systems

․提供標準工具在建立、儲存及發布成本、進度及績效等資訊給利害關係人。
․整合多個系統，有助於報告的發布。
․發布格式：報表、試算表分析及簡報。
․利用圖示法，呈現專案績效資訊。

專家判斷 Expert Judgment

專家來源

․組織內其他單位。
․顧問。
․利害關係人(客戶或贊助商)。
․專業技術協會。
․產業團體。
․主題專家。
․專案管理辦公室(PMO)。

溝通方法 Communication Methods

來源

「規劃溝通管理」流程的工具及技術。

說明

確保建立及發布的資訊被接收及理解。

會議 Meetings

參與者

․供應商。
․賣方。
․其他專案利害關係者。

會議內容

定義最合適的方式來更新及溝通專案績效，回應利害關係人對資訊的要求。

會議方式

面對面或網路會議。

控制溝通 > 產出

工作績效資訊 Work Performance Information

․整理及總結所蒐集的績效資料。
․依利害關係人的需求，提供不同程度的現況及進度。
․透過這些資訊與適當的利害關係人進行溝通。

變更申請 Change Requests

․新的或經修正的成本估算，活動順序，時程日期，資源需求及風險回應方
  案分析。
․調整專案管理計畫及文件。
․矯正措施
  使專案未來表現與專案管理計畫一致。
․預防行動
  降低未來發生負面專案績效的機率。

專案管理計畫書更新 Project Management Plan Updates

․規劃溝通管理。
․規劃利害關係人管理。
․規劃人力資源管理。

專案文件更新 Project Documents Updates

․預測。
․績效報告。
․議題記要。

組織流程資產更新 Organizational Process Assets Updates

․報表格式。
․經驗學習文件
  議題的肇因。
  選擇矯正措施的原因。
  其他經驗學習。

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參考資料

專案管理知識體指南 第五版(PMBOK® Guide Fifth Edition)

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