專案採購管理-結束採購

結束採購
Close Procurement

完成專案採購的流程。
將合約及其相關文件歸檔，以備將來參考。

․行政活動
  ．處理未解決的求償。
  ．更新記錄，反映最終結果。
  ．將資訊存檔，供將來使用。
․採購結束後，未解決的爭議可以透過訴訟來處理。
․在合約條款及條件，定義結束採購的具體流程。
․經由結束採購流程確保合約協議完成或終止，有助於結束專案或階段。
․合約可由買賣雙方協商而提前終止，或因一方違約而提前終止，或者為買方的便利
  而提前終止。
․合約終止條款定義買賣雙方對提前終止合約的權利及義務。


結束採購 > 投入

採購管理計畫書 Procurement Management Plan

來源

「規劃採購管理」流程的產出。

提供資訊

結束採購的細節及指南。

採購文件 Procurement Documents

來源

「規劃採購管理」流程的產出。

提供資訊

․合約時程、範疇、品質及成本的績效資訊。
․合約變更文件，支付記錄，檢驗結果。

結束採購 > 工具及技術

採購稽核 Procurement Audits

․從「規劃採購管理」到「控制採購」等採購流程的結構化審查。
․找出成功經驗及失敗教訓，作為本專案其他採購合約或執行組織內其他專案的
  借鏡。

採購談判 Procurement Negotiations

․透過談判公平解決全部未決議題，求償及爭議等問題。
․當談判無法解決時，可以嘗試用調解(mediation)或仲裁(arbitration)等替代
  爭議解決方案(ADR)。
․如上述方法都失敗，只好到法庭訴訟。

記錄管理系統 Records Management System

․管理合約，採購文件及記錄。
․將合約文件及信函歸檔。

結束採購 > 產出

結束採購 Closed Procurements

․由經過授權的買方採購管理者，提供合約已完成的正式書面通知給賣方。
․採購正式結束的相關要求，定義在合約條款及條件中，也包含在採購管理計畫
  書內。

組織流程資產更新 Organizational Process Assets Updates

․採購檔案
  完整有索引的合約文件(包含結束的合約)，並納入最終的專案檔案。
․交付標的的允收
  保存允收賣方提供交付標的的正式文件。
․經驗學習文件
  經驗學習及流程改善建議，作為未來採購改進的參考。

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參考資料

專案管理知識體指南 第五版(PMBOK® Guide Fifth Edition)

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