Control Procurement
管理採購關係、監視履約情況，並依需要實施變更及矯正措施的流程。
確保買賣雙方履行法律協議，滿足採購需求。
確保買賣雙方履行法律協議，滿足採購需求。
․買賣雙方履行各自的合約義務，也保護各自的合法權利。
․合約具法律效用，需注意控制採購活動的法律問題。
․控制採購常用的專案管理流程
．指導與管理專案工作。授權賣方在適當的時間開始工作。
．控制品質。檢查及稽核賣方產品是否符合需求。
．實施整合變更控制。審查變更，及使利害關係人瞭解變更情況。
．控制風險。減輕風險。
․監督對賣方的付款，並關注支付金額是否與已完成工作相契合。
․績效審查。確認賣方是否能履行合約或需要採取矯正措施。
․記錄必要細節，合約如需提前終止，可暸解其原因。
․買賣雙方可經由協商並依協議中的變更控制條款，對協議進行書面的修改。
控制採購 > 投入
採購管理計畫書 Procurement Management Plan
來源
「規劃採購管理」流程的產出。
提供資訊
採購管理流程(從發展採購文件到合約結束)。
採購文件 Procurement Documents
來源
「規劃採購管理」流程的產出。
提供資訊
管理採購流程所需資料，例：採購合約及工作條款。
協議 Agreements
來源
「執行採購」流程的產出。
提供資訊
買賣雙方的權利及義務。
核准的變更申請 Approved Change Requests
來源
「實施整合變更控制」流程的產出。
提供資訊
合約條款及條件的修改。
工作績效報告 Work Performance Reports
來源
「監視與控制專案工作」流程的產出。
提供資訊
․技術文件：賣家發展的技術文件及其他交付資訊。
․工作績效資訊：顯示哪些應完成的交付標的尚未完成。
․工作績效資訊：顯示哪些應完成的交付標的尚未完成。
工作績效資料 Work Performance Data
來源
「指導與管理專案工作」流程的產出。
提供資訊
․滿足品質標準的程度。
․已發生或已承諾的成本。
․賣方發票已支付的情況。
․已發生或已承諾的成本。
․賣方發票已支付的情況。
控制採購 > 工具及技術
合約變更控制系統 Contract Change Control System
․定義變更合約的流程。
．文書工作。
．跟蹤系統。
．爭議解決程序。
．變更所需的核准層級。
․應與「實施整合變更控制」流程整合起來。
．文書工作。
．跟蹤系統。
．爭議解決程序。
．變更所需的核准層級。
․應與「實施整合變更控制」流程整合起來。
採購績效審查 Procurement Performance Reviews
․審查賣方是否在規定的成本及時程內，完成專案範疇及品質。並與合約進行
比較。
․審查項目
．賣方文件。
．買方檢驗。
．賣方執行過程的品質稽核。
比較。
․審查項目
．賣方文件。
．買方檢驗。
．賣方執行過程的品質稽核。
檢驗及稽核 Inspections and Audits
驗證賣方的工作流程或交付標的是否符合合約的規範。
績效報告 Performance Reporting
․由賣方提供。
․用來評估協議的要求。
․提供賣方執行合約的現況給管理階層。
․用來評估協議的要求。
․提供賣方執行合約的現況給管理階層。
付款系統 Payment Systems
․經授權的專案團隊成員滿意賣方的工作。
․透過買方應付帳款系統向賣方支付。
․所有支付須依合約條款進行並加以記錄。
․透過買方應付帳款系統向賣方支付。
․所有支付須依合約條款進行並加以記錄。
求償管理 Claims Administration
․如果買賣雙方不能對變更補償達成協議，或對是否發生變更產生不同意見時，
則該變更就成為有爭議的變更(Contested changes)或潛在的推定變更
(potential constructive changes)。也稱為求償(claims)、爭議(disputes)
或申訴(appeals)。
․合約生命週期中，依合約條款對求償進行記錄、處理、監督及管理。
․如合約雙方無法自行解決求償問題，則依合約中的替代爭議解決方案(ADR)
處理。
․協商是解決所有求償及爭議的首選方法。
則該變更就成為有爭議的變更(Contested changes)或潛在的推定變更
(potential constructive changes)。也稱為求償(claims)、爭議(disputes)
或申訴(appeals)。
․合約生命週期中，依合約條款對求償進行記錄、處理、監督及管理。
․如合約雙方無法自行解決求償問題，則依合約中的替代爭議解決方案(ADR)
處理。
․協商是解決所有求償及爭議的首選方法。
記錄管理系統 Records Management System
․管理合約、採購文件及相關記錄。
․有特定的流程、相關的控制功能及自動化工具。並與專案管理資訊系統(PMIS)
相結合。
․將合約文件及往來函件檔案檢索歸檔。
․有特定的流程、相關的控制功能及自動化工具。並與專案管理資訊系統(PMIS)
相結合。
․將合約文件及往來函件檔案檢索歸檔。
控制採購 > 產出
工作績效資訊 Work Performance Information
․提供辨識現有或潛在問題的依據，支援求償或新的採購。
․增加組織採購績效的知識
．支援預測的改進。
．風險管理及決策。
․有助於處理與供應商發生的糾紛。
․追踨期望從供應商收到的交付標的。
․合約的履約報告可改善與供應商溝通，使潛在的問題及時解決。
․增加組織採購績效的知識
．支援預測的改進。
．風險管理及決策。
․有助於處理與供應商發生的糾紛。
․追踨期望從供應商收到的交付標的。
․合約的履約報告可改善與供應商溝通，使潛在的問題及時解決。
變更申請 Change Requests
․透過「實施整合變更控制」流程對變更申請進行審查及核准。
․買方發出的指令或賣方採取的行動，都可能使對方認為該指令或行動已構成
對合約的推定變更。
․由於雙方對推定變更存在爭議，並可能向對方求償，因此在專案往來信函中，
對推定變更應進行特別的辨識及記錄。
․買方發出的指令或賣方採取的行動，都可能使對方認為該指令或行動已構成
對合約的推定變更。
․由於雙方對推定變更存在爭議，並可能向對方求償，因此在專案往來信函中，
對推定變更應進行特別的辨識及記錄。
專案管理計畫書更新 Project Management Plan Updates
․採購管理計畫書。
․時程基準。
․成本基準。
․時程基準。
․成本基準。
專案文件更新 Project Documents Updates
․採購文件
．採購合約與所有支援的時程。
．未經核准的合約變更及核准的變更申請。
．賣家發展的技術文件。
．工作績效資訊。
．交付標的，賣方績效報告，擔保，財務文件(發票及付款記錄)，與合約有關
的各項檢驗結果。
․往來信函。
所有書面或口頭的溝通及全部行動及決策的書面記錄。
․支付計畫及要求
所有支付都應依合約條款及條件來處理。
․賣方績效評估文件
．由買方準備。記錄賣方完成合約的能力，並作為提前終止合約或管理合約罰
款、費用及獎金的依據。
．納入合格賣方清單中。
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．未經核准的合約變更及核准的變更申請。
．賣家發展的技術文件。
．工作績效資訊。
．交付標的，賣方績效報告，擔保，財務文件(發票及付款記錄)，與合約有關
的各項檢驗結果。
․往來信函。
所有書面或口頭的溝通及全部行動及決策的書面記錄。
․支付計畫及要求
所有支付都應依合約條款及條件來處理。
․賣方績效評估文件
．由買方準備。記錄賣方完成合約的能力，並作為提前終止合約或管理合約罰
款、費用及獎金的依據。
．納入合格賣方清單中。
參考資料
專案管理知識體指南 第五版(PMBOK® Guide Fifth Edition)
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